En virksomhed har brug for sin egen projektleder i et ERP-projekt – også når man vil implementere standard
”Vi har valgt standard – det burde være simpelt.”
Sådan lyder det ofte i starten af et ERP-projekt. Men virkeligheden ser sjældent sådan ud. Er du i gang med et ERP-projekt – eller står foran ét? Så sørg for, at I har styr på den interne projektledelse, for end ikke en implementering af standard er en simpel implementering.
En ofte overset, men kritisk rolle i ERP-projekter er den interne projektleder. Mange virksomheder tror, at hvis man vælger et standard ERP-system, bliver det et simpelt projekt, og når man får en erfaren projektleder fra leverandørens side, virker det oplagt at spare på interne ressourcer – herunder den interne projektleder. Men før du gør det, så læs med her, for det er bestemt ikke en vej, vi kan anbefale.
Standard betyder ikke simpelt
Et standard system er netop det – standard. Men det betyder ikke, at det er simpelt. Et standard system indeholder mange muligheder, og I skal træffe beslutninger om, hvilke I vælger. Selvom I implementerer standard, skal I stadig tilpasse jeres forretningsprocesser, træffe vigtige beslutninger og håndtere organisatorisk forandring.
Leverandørens projektleder kan ikke tage jeres beslutninger
Systemleverandørens projektleder har erfaring med ERP-implementeringer og ved, hvordan deres team arbejder bedst. De er ansvarlige for at udarbejde en plan, sikre bemanding og styre deres leverancer, så de når i mål med deres opgaver til tiden.
Men jeres systemleverandør kan og bør ikke træffe beslutninger på vegne af jeres forretning. De har ikke en dybdegående forståelse for jeres forretning, kultur og interne politikker, og kender heller ikke jeres processer godt nok til at vide, hvordan systemet bedst sættes op til at understøtte jeres hverdag. Leverandørens projektleder kan hverken prioritere mellem interne ressourcer eller drive den forandringsledelse der er uundgåelig i et ERP projekt.
Hvad skal den interne projektleder?
Når vi opsummerer, kan vi liste de opgaver, der tilfalder virksomhedens egen projektleder i 5 punkter:
1. Sørger for interne ressourcer, der leverer
At sørge for interne ressourcer der leverer er ikke bare et spørgsmål om, at få de rette folk allokeret til projektet. Det er selvfølgelig et godt udgangspunkt – og endnu bedre er det, hvis I er ude i god tid og har styr på jeres interne projektdeltagere inden leverandøren kommer på banen. Men den allokering der skal være på projektet, er ikke nødvendigvis statisk igennem projektet. Der vil være behov for at lave justeringer, og hvis ikke I har jeres egen projektleder på, er der en risiko for at I ikke opdager det behov før det allerede har kostet uhensigtmæssigt meget på fremdriften.
Èn ting er allokeringen, noget andet er om de leverer. Der skal være en intern ressource der kan være tæt på projektdeltagerne og følge op på, om de får lavet deres opgaver i projektet (og ikke er opslugt af driftsopgaver) og får truffet de beslutninger der skal til for at sikre fremdriften. Og hvis det ikke er tilfældet, skal der være en der sørger for at lave de justeringer der skal til, for at få rettet op.
2. Følger op på leverandørens fremdrift
Jeres leverandør er forhåbentlig super kompetente, har helt styr på deres opgaver og leverer alting som forventet, og så er det jo ikke fordi, der skal bruges meget tid på opfølgningen. Men nogen skal alligevel have ansvaret for at bruge tiden på den opfølgning, for ellers er I på bagkant, når I opdager at de er bagud med leverancerne eller budgettet skrider. Begge dele kan skyldes forsinkelser på leverandørens side, og så skal der følges op med leverandørens projektleder for at sikre at de mitigerer, så I atter får styr på planen såvel som budegttet. Men det kan jo også være jer selv, der hænger lidt i bremsen, og det skal I hurtigst muligt være opmærksomme på, så I kan få styr på tropperne inden det går ud over projektetplanen.
3. Koordinerer med øvrige stakeholdere
Der er konsulenter fra systempartneren og interne medarbejdere som er involveret i projektet. Men de er langt fra de eneste mennesker der på forskellig vis skal holdes informeret og/eller involveret i projektet. Nogen skal holde styr på jeres nuværende ERP leverandør. De vil skulle involveres i projektet, og det skal gøres varsomt – de er jo ved at miste forretning.
Har I en webshop eller et andet system, der er tæt integreret til ERP, vil der også være en systemleverandør her, der skal involveres i projektet. Og så er der jo formentlig også en direktion og en bestyrelse som er interesseret i en rapportering fra projektet, og selvom leverandørens projektleder skal komme med input, så bør ansvaret for koordineringen og opfølgningen med alle øvrige stakeholdere ligge ved en intern projektleder.
4. Sikrer test og træning og alle de andre “småting”
At implementere et nyt system er mere end bare opsætning – det ved du garanteret. Men ved du også at sådan noget som test og træning typisk ligger ved virksomheden selv? I skal selv have en ressource der sikrer at test og træning struktureres, forberedes og udføres. Det er ikke nødvendigvis en projektlederopgave, men nogen i virksomheden skal sørge for, at det bliver gjort. I løbet af et projekt vil der desuden være forskellige opgaver af mere koordinerende eller afklarende karakter, og når de ikke naturligt falder ved en af projektdeltagerne, falder de på projektlederen – i det mindste for at blive samlet op, så ingen opgaver bliver tabt mellem to stole.
5. Sikrer at projektets prioriteringer er i overensstemmelse med virksomhedens strategi
For leverandøren vil projektets succes blive målt på om der leveres et system der kan det, det skal kunne, om det er leveret til tiden og indenfor budgettet. Men for virksomheden er det en vigtig faktor om projektet bidrager til at løfte virksomheden. De prioriteringer der laves i projektet skal være i overensstemmelse med virksomhedens strategi. Det ansvar hverken kan eller bør ligge ved en systemleverandør – den opgave ligger også ved virksomhedens egen projektleder.
Hvilke kompetencer skal din ERP projektleder have?
Man kan ikke bare sætte en generelt dygtig projektleder i spidsen for et ERP-projekt og forvente, at det går godt. I et ERP projekt er der et spindelvæv af afhængigheder mellem systemer og mennesker, som øger kompleksiteten langt mere end man kan forestille sig, hvis man ikke har været med i et ERP projekt. Derfor er ERP projektledelse en nichedisciplin, som kræver specialiserede og erfarene projektlederkompetencer.
Så udover stærke projektlederkompetencer inden for planlægning, risikostyring, kommunikation, budgetopfølgning, opgavestyring og forandringsledelse, har du brug for en projektleder som også har:
Forretningsforståelse
og procesforståelse
Projektlederen skal have evnen til at oversætte forretningsbehov til systemkrav og vurdere hvordan standardfunktionaliteten passer til virksomhedens eksisterende arbejdsgange. Derfor skal vedkommende forstå virksomhedens kerneprocesser og kunne se hvordan ERP-systemet understøtter dem.
Teknisk forståelse
og systemindsigt
Jeres projektleder skal have en grundlæggende viden om hvordan ERP-systemet taler sammen med andre systemer – herunder systemintegration, datamigrering, master data.
Ikke fordi vedkommende skal være en teknisk ekspert (det er en anden rolle i projektet), men fordi en projektleder skal kunne forstå løsningen og de valg der træffes for at sikre at projektet genererer de forventede resultater. Den tekniske forståelse fremmer desuden koordineringen med både IT, leverandører og systemkonsulenter.
Evne til at prioritere
og træffe beslutninger
I de fleste projekter opstår der før eller siden konflikter mellem tid, økonomi og scope, hvor projektlederen skal kunne træffe valg. For at kunne gøre det skal en projektleder forstå virksomhedens strategiske mål og kunne involvere topledelsen rettidigt for at sikre at de beslutninger der træffes er forankret hos dem.
For at kunne lave den konsekventanalyse der er nødvendig for at kunne prioritere, er det endvidere nødvendigt med de ovenfornævnte kompetencer; forretningsforståelse og teknisk forståelse.
Sådan skaffer du en ERP-projektleder
Men hvad kan man gøre, hvis man ikke har det inhouse? Hvis I har en projektleder, I gerne vil bruge, kan I til en vis grad opkvalificere vedkommende ved at sende ham eller hende på kursus og derefter supplere med en erfaren rådgiver, som kan støtte jer igennem projektet. Men hvis projektet er komplekst eller stort bør I enten overveje en midlertidig ansættelse af en erfaren projektleder eller hive fat i en ekstern, som kan agere projektleder på vegne af virksomheden.
3 ting I skal huske før I går i gang
En ERP-implementering er ikke blot et IT-projekt – det er et forretningsprojekt. Selv den bedste leverandør kan ikke lede jeres interne transformation. Den interne projektleder er afgørende for at binde teknik, forretning og mennesker sammen. Inden I går i gang, bør I huske:
- Et standard ERP-system kræver stadig komplekse valg og forandringsledelse
- Leverandørens projektleder har ansvar for deres opgaver – ikke for jeres forretning
- En erfaren intern projektleder er afgørende for fremdrift, forankring og succes
Har I endnu ikke en intern ERP-projektleder på plads, er det måske det første I bør få styr på.
Tak fordi du læste med!