Du har sikkert selv fået et sundhedstjek - har din forretning fået et?
Store transformationer og ERP-projekter er ressourcetunge og omkostningsfulde. De tærer på forretningen og flytter fokus fra det, der genererer top og bundlinje. Tilmed vil opstarten uvægerligt medføre en frygt for at mislykkes – det er set før, hvilke uoverskuelige konsekvenser dette kan have for forretning, organisation, kultur og økonomi.
Alene de frygtede konsekvenser er ofte tilstrækkelige til, at virksomheder bibeholder en usund platform i for lang tid. Argumenterne kan være mange. Tid, ressourcer og økonomi er ikke til det. Er det virkeligheden, betyder det samtidig også, at der er en risiko for at vende det blinde øje til udfordringer, der kan vokse sig uoverskueligt, hvorfor man en dag finder at fundamentet simpelthen er blevet for dårligt, hvilket kan have endnu større konsekvenser! Lige pludseligt kan man befinde sig i en position med ryggen mod muren, hvor man er nød til at reagere uden at forretningen nødvendigvis er klar til det. Derfor giver et sundhedstjek af din virksomhed mening.
Der er dog altid lys for enden af tunnelen og det særligt, hvis man har det sunde og gode overblik over egen forretning. Hvis man får skabt sig en bevidsthed omkring hvorledes forretningen er understøttet, samt hvor den skal bevæge sig hen, vil mulighedsrummet uanfægtet blive større, end når alle røde lamper lyser. Ved at få skabt klarhed tidligt nok, vil man således ofte kunne kurere de værste symptomer eller som minimum få tilført livsforlængende aktiviteter. Det sikrer både en sund forretning her og nu, samt får bygget et organisatorisk fundament til senere hen at kunne gennemføre andre og større forandringer. Med andre ord, du kommer på forkant med det, der venter forude.
Det kan virke uoverskueligt at skulle påbegynde en analyse af forretningen, da konsekvensen vil være en række konklusioner, som man vil være nødsaget til at adressere som direktion og bestyrelse. Ingen siger dog, at man er nødsaget til at handle her og nu, men en analyse gør, at man er i stand til at agere rigtigt og til tiden på den lange bane. Tilgangen taler ind i, at en strategi ofte vil være afhængig af, at der er et korrekt og komplet billede af, hvorledes en virksomhed er funderet. Strategier, der ikke er baseret på fakta, ender ofte ud med at være udfordret på teknik, processer eller kompetencer. Resultatet heraf er, at strategiske tiltag opstartes og eksekveres, men uden at indløse det forventede potentiale.
Få foretaget et komplet sundhedstjek
Moderne virksomheder er mest af alt komplekse organismer, hvor forretningsmodeller efterleves igennem processer, der oftest er understøttet af data og systemer. Det er yderst sjældent, at en analyse af et
delelement vil påvise den egentlige tilstand for herefter at komme med en korrekt konklusion. Et eksempel vil være en systemanalyse, der viser, at systemet ikke understøtter hvorledes medarbejderne arbejder i dag. Hurtigt ville man kunne konkludere, at der er brug for en anden form for systemunderstøttelse, for at arbejde effektivt. Risikoen for at denne konklusion er forkert er meget høj, da de nuværende arbejdsgange ikke nødvendigvis er strømlinet imod den ønskede fremtid. For at vide hvor man står, er der en række helt essentielle elementer, som skal inkluderes i en analyse.
Først og fremmest er det nødvendigt at få skabt en klar forståelse af den strategiske retning. Medfører denne retning ændringer til de forretnings-modeller, der eksekveres og i givet fald, er der en klar forståelse heraf. Dernæst vil det være nødvendigt at vurdere de nuværende processer. Fungerer de som tiltænkt og efterleves de af organisationen. Næste logiske skridt vil være at vurdere om virksomheden er tilstrækkeligt dataunderstøttet, før et systemlandskab kan evalueres. Et godt sundhedstjek ser altså både på det nuværende fundament, og det fundament som skal sikre, at virksomheden står solidt til fremtidige udfordringer.
Virksomheder i virksomheden
Udover de operationelle processer, der understøtter den daglige drift, bør man som ledelse have et ekstra øje på de funktioner, der tilsikrer den daglige drift. Oftest kan disse betragtes som virksomheder i virksomheden, da de genererer, supporterer og vedligeholder fundamentale elementer for at en virksomhed kan udføre sin egentlige funktion. Her tænkes specielt på afdelinger der varetager data og systemer. Disse bliver til tider anskuet som nødvendige ”onder”, som der ikke skal bruges mere tid på end nødvendigt. Det drejer sig ofte om data vedligehold, system vedligehold og generel forretningsdokumentation. Over tid vil konsekvensen være, at de processer der ligger bag, ikke er tilstrækkelige, og at virksomheden befinder sig i en situation med dårlig datakvalitet eller et udokumenteret systemlandskab, som inkluderer en lang række tilpasninger.
I dag skal man særligt være opmærksom på, at data ofte bevæger sig tilbage til kunderne via virksomhedens markedsføring, hvorfor det kan få alvorlige konsekvenser blandt andet ift. GDPR, såfremt kundedata ikke er korrekt og opdateret. En egentlig dataanalyse vil påvise den nuværende status på data, men for at få et konkret billede af hvordan man får rettet op på data, vil det være nødvendigt at bruge analytisk kraft på det omkringliggende. Enhver analyse bør påpege, hvilke ændringer der skal til for at sikre et sundt vedligehold af kritisk forretningsinfrastruktur. I de færreste tilfælde bør større forretningsprojekter igangsættes før, der er sikret de rette arbejdsgange og den rette organisering hertil.
Involver både horisontalt og vertikalt
Mange tilgange til en forretningsanalyse vil tage udgangspunkt i interviews med ledelse og nøglepersoner i organisationen. Det kan ikke benægtes, at dette skal ske. Dog vil en bredere involvering kunne afsløre elementer, der bør tages i betragtning inden en konklusion. Husk det er medarbejderne, der udfører processerne. Det vil være nødvendigt at afdække, hvordan de operationelle medarbejdere agerer, hvordan de er oplært, hvor god sammenhængskraft der er imellem de forskellige funktioner og processer, samt hvorvidt virksomhedskulturen vil blive et opmærksomhedspunkt for fremadrettede tiltag. Involvering skal ske både horisontalt og vertikalt i organisationen.
Det er en nødvendighed for at komme frem til en effektiv og brugbar analyse. I flere tilfælde kan det betale sig med kvantitative analyser for at foretage en bred afdækning. Den vil dog aldrig kunne stå alene, hvorfor interviews og workshops med udvalgte medarbejdere og afdelinger skal inkluderes. Igennem dialogen får man mulighed for at få klarlagt underlæggende bevæggrunde, der kan være svære at kommunikere i form af spørgeskemaer. I de tilfælde hvor der er tvivl, kan det være en overvejelse værd at foretage en dybere transaktionsanalyse. Dette kan foretages direkte på rå data, men i mere avancerede former, kan process mining også vise sig som et værdifuldt redskab. Herved vil det være muligt at påvise forskelle i, hvorledes de samme processer udføres af forskellige personer.
Konklusionen bør tilbyde et mulighedsrum
Kun i de færreste tilfælde vil konklusionen være entydig. Det gør sig reelt set kun gældende for de virksomheder, der i alt for lang tid har forsømt virksomhedens fundament, eller hvor udviklingen har bevæget sig væk fra den forretning, man var engang. I disse tilfælde vil en udskiftning af fundamentale systemer, være en nødvendighed. Tempoet for en sådan ændring vil kunne være forskelligt. Større forandringstiltag bør ikke igangsættes før, der er en tilfredsstillende sikkerhed for, at forandringen kan gennemføres på forsvarlig vis, hvorfor en mobilisering af ressourcer og kompetencer vil komme på tale. Er man som virksomhed bevidst om de nødvendige større forandringstiltag, kan det samtidigt være muligt at sætte ind på flere fronter, hvor der foretages en række udvalgte investeringer i den eksisterende understøttelse frem imod en udskiftning.
For alle andre vil konklusionen tilbyde et mulighedsrum, så virksomheden, ud fra analysen, får forskellige optioner. Som nævnt ses sjældent en bestemt vej at gå, men i stedet flere som kan bidrage til virksomheden, derfor er det vigtigt at flere alternativer bliver belyst. Vi ved alle, at flere veje fører til Rom og flere parametre kan komme i spil inden virksomheden træffer det rigtige valg. Langt de fleste virksomheder vil kunne opnå store forbedringer ved at rette op på basale tilgange, processer og dokumentation. Mange af disse tiltag handler oftest om en professionalisering af, hvorledes fundamentet skal driftes, hvilket bør være omdrejningspunktet, inden en eksisterende platform skal forbedres. Fra dette fokus på fundamentet kan udspringe en række digitaliseringsprojekter, som retter sig imod en optimering af den nuværende forretning. Herved kan horisonten for systemer forlænges, samt potentiale indfries på en meget kortere og mere overskuelig horisont.
Vi har foretaget et sundhedstjek og ved hvor vi står – men hvad så nu?
Når man nu har fået åbnet øjnene for mulige forbedringer, der skal sikre den fremadrettede vej, vil man, som forretningsansvarlig, være nødt til at agere. Efter en afsluttet analyse skal der træffes et valg om, hvordan og hvad man som virksomhed ønsker at agere på. Dette kan give udslag i forskellige former. For nogle virksomheder vil der blive planlagt en række aktiviteter til at få adresseret de nødvendige tiltag. For andre vil det medføre en revision af strategien, med henblik på at vurdere om realismen i denne stadig står ved magt. Alt efter hvilken virksomhed der er tale om, vil der ofte skulle bruges eksterne eksperter til at bistå. Dette kan være i form af oparbejdelse af struktur, arbejdsgange og metoder til at understøtte fundamentet. Senere hen vil der ofte opstå et behov for at involvere specialister indenfor specifikke systemer. Det kan anbefales at få etableret en struktur, der sikrer opfølgning og styring af de tiltag, der skal igangsættes. De områder der vil blive påpeget, vil ofte være de områder, der indtil videre, har været mest forsømt. Derfor er det afgørende at begynde det rigtige sted. Tænk først på, hvad der skal sikre fundamentet og understøtte forretningen. Først når det er på plads og klar, er det relevant at tænke på hvilket system, der skal løse forretningens nuværende udfordringer og samtidig sikre det fremadrettet. Tænker man systemer først, er risikoen for, at fundamentet ikke er stærkt nok alt for stor.
Når frygten for diagnosen tager over, er der en risiko for at passere ”point of no return”. At få foretaget et sundhedstjek er ikke blot en status på, hvor man er, men en mulighed for at få bragt kritiske uhensigtsmæssigheder til overfladen og få dem håndteret inden udfordringerne bliver uoverskuelige. Sundhedstjekket giver din virksomhed et rigtigt grundlag at træffe beslutninger på. Med det i hånden lykkes virksomheder med digitalisering og implementering af større og mindre projekter.