BPM er limen i et forretningsprojekt
Hvordan får man skabt et fælles sprog for sin forretning, inden et større forretningsprojekt står for døren? Svaret er Business Process Management, der skaber et solidt fundament for virksomhedens forretningsmodel og selvforståelse.
Læs med og bliv klogere på, hvorfor det er så essentielt at få kortlagt virksomhedens forretningsprocesser.
Alle virksomheder har faste rutiner, der gennemføres i den daglige drift. Færre virksomheder har kortlagt dokumentation over de egentlige processer. Måske de forskellige processer og procedurer føles som en selvfølge, og der derfor ikke føles nødvendigt at dokumentere det, virksomhedens medarbejdere allerede ved og gennemgår så ofte? I den daglige drift kan behovet for processtyring synes mindre, men så snart virksomheden står overfor nye tiltag og optimeringer eller ansætter nye medarbejdere, bliver dokumentationen af virksomhedens processer altafgørende for, om forandringer kan implementeres.
Projektets røde tråd
Business Process Management har en stor rolle i alle forretningsprojekter, Cornerstones kaster sig over. Processerne bliver altid opdelt i AS IS og TO BE, så der er et skel mellem det nuværende proceslandskab og de processer, man ønsker at implementere i projektet.
Fra projektets begyndelse bruges processerne til at tegne et billede af, hvordan virksomheden er skruet sammen. Når det bliver tid til at udvælge forretningssystem samt implementeringspartner, bruges processerne igen som afgørende faktor for at finde det bedste match. I forbindelse med løsningsmodelleringen bruges TO BE-processerne så som et grundlag for, hvordan løsningen udformes.
Uden procesdokumentation vil opbygning og test af systemet blive gjort i blinde, da der ikke vil være processer at teste efter. Det vil sandsynligvis medføre gennemgribende fejl, som bliver dyre at rette op på, når først systemet er implementeret. Testfasen vil derfor uden proces-dokumentation blive en stor ‘black box,’ hvor man er afhængig af, at den ansvarlige tester i et givent område kan huske alle variationerne. Det er selvsagt en udfordrende opgave.
Træningen af medarbejdere udføres bedst med udgangspunkt i de reelle processer, medarbejderne skal arbejde ud fra. Dermed skabes der et fælles udgangspunkt. Sidst men ikke mindst er de dokumenterede processer det vigtigste udgangspunkt for løbende forbedringer af systemet i fremtiden. På denne måde er processer og procesdokumentation den røde tråd gennem hele projektet, der er med til at sikre projektets forløb.
I projekter, hvor det ikke prioriteres at arbejde med BPM og procesdokumentation, ser vi ofte, at der opstår misforståelser omkring den fremtidige løsning langt inde i projektet.
Omdrejningspunktet for IT og forretning
En virksomheds proceshåndtering er grundlaget for en sund forretning med hurtig eksekvering og en god konkurrenceevne. Procesdokumentationen bliver et vitalt knudepunkt, hvor IT og forretning mødes og bindes sammen. Det er nemlig en udbredt misforståelse, at IT-delen er det altafgørende i et IT-projekt. IT-systemets succes afhænger i høj grad af menneskerne, der skal bruge systemet og kulturen, det implementeres i.
Den holistiske tankegang er derfor den afgørende faktor for et succesfyldt IT-projekt. Både for at fremme IT- og forretningsmæssig innovation er det i virksomhedens ‘maskinrum’, vi skal kigge ind i.
BPM efter projektets afslutning
BPM nævnes ofte i forbindelse med et forestående eller igangværende IT-projekt. Men hvordan håndteres BPM, når projektet er afsluttet, og det nye system er implementeret? Hvis procesdokumentationen ikke holdes ved lige, vil det gode arbejde på sigt være forgæves. Derfor er det essentielt, at processerne vedligeholdes.
Hver eneste gang der sker en systemændring, skal dette afstemmes med procesdokumentationen. I denne sammenhæng er det vigtigt at udpege en procesejer internt i virksomheden, der løbende overværer, om de specifikke processer stemmer overens med forretningsmodellen og godkender, når processer optimeres. Procesoptimeringen går aldrig i dvale, og det er derfor vigtigt at holde et vågent øje med nye teknologier og fremgangsmåder, der kan effektivisere og automatisere processerne og håndteringen af dem.
Business Process Management er og bliver et essentielt værktøj til at modne procesejernes forståelse for deres forretning og bliver et vigtigt værktøj til at forberede dem på et forestående ERP-projekt og de spørgsmål, som der rejses i denne forbindelse. Sidst men ikke mindst som værktøj til løbende at forbedre virksomhedens effektivitet.
VIL DU gerne BLIVE KLOGERE PÅ BPM?
Vi afholder løbende kurser i Business Process Management